Solicitare oferte organizare sesiuni informare/instruire
BRCT Iasi solicita oferte pentru prestarea de servicii de organizare de seminarii de informare, forum de parteneriat și seminarii de instruire, Programul România – Republica Moldova 2014-2020Locație: Iasi, Romania.
Conform Contractului de finantare a activtăților Biroului Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Iași privind implementarea Programului Operațional Comun România –Republica Moldova 2014-2020 nr. 50190/18.05.2017, Biroul Regional pentru Cooperare Transfrontalieră are obligația de a implementa activitățile de promovare, informare și comunicare în aria de Program, cu obiectivele specifice ce țin de activitățile de informare, comunicare și traning eficiente pentru potențialii aplicanți în aria eligibilă.
în acest scop, este necesară subcontractarea serviciilor de organizare a evenimentulor, cu respectarea următoarelor cerințe:
1. Sesiuni de informare și instruire pentru apelurile de proiecte
Sesiunile de informare vor începe luni, 12 februarie, astfel încât datele indicative se raportează la această dată:
1.1. România:
• Luni (12 februarie 2018): Galați
• Miercuri (14 februarie 2018): Vaslui
• Vineri (16 februarie 2018): Botoșani
• Luni (19 februarie 2018): Iași
1.2. Republica Moldova:
• Luni (26 februarie 2018): Cahul + Găgăuzia (eveniment unic prin cuplarea participanților din cele 2 regiuni de dezvoltare)
• Miercuri (28 februarie 2018): Chișinău
• Vineri (2 martie 2018): Bălți
2. Forum de parteneriat:
• Miercuri (14 martie 2018): Chișinău.
3. Sesiuni de instruire:
3.1. Republica Moldova:
• Luni (19 martie 2018): Cahul;
• Miercuri (21 martie 2018): Găgăuzia (Comrat);
• Vineri (23 martie 2018): Chișinău;
• Luni (26 martie 2018): Bălți.
3.2. România:
• Luni (2 aprilie 2018): Galați;
• Miercuri (4 aprilie 2018): Vaslui;
• Vineri (6 aprilie 2018): Botoșani;
• Miercuri (11 aprilie 2018): Iași.
Detalii ale evenimentelor:
1. Sesiunile de informare – 7 sesiuni x 25 – 50 participanți (4 evenimente în Romania + 3 în Republica Moldova)
Prestatorul va asigura:
– închiriere sală cu capacitatea între 30 – 50 participanți, configurare tip teatru, 3 stele având videoproiector, ecran, flipchart, markere, instalație de sonorizare etc.
– Servicii de catering: apă, cafea, ceai și produse patiserie dulci + sărate.
Program: 09:00 – 15:30 cu 2 pauze de cafea
2. Forum de parteneriat (partnership pool) – 1 forum x 25 – 50 participanți (organizat în Republica Moldova)
Prestatorul va asigura:
– închiriere sală: o sală cu 7 mese a 4 – 12 persoane.
– Servicii de catering: apă, cafea, ceai și produse patiserie dulci + sărate
Program: 10:00 – 14:00 cu welcome coffee și 1 pauză de cafea
3. Sesiune de instruire – 8 sesiuni x 25 – 50 de participanți (4 în Romania + 4 în Republica Moldova)
Prestatorul va asigura:
– închiriere sală cu capacitatea între 30 – 50 participanți, configurare tip teatru, 3 stele având videoproiector, ecran, flipchart, markere, instalație de sonorizare etc.
– Servicii de catering: apă, cafea, ceai și produse patiserie dulci + sărate.
Program: 09:00 – 15:30 cu 2 pauze de cafea
Prestatorul va asigura și va include în prețul evenimentelor semnalizarea corespunzătoare a evenimentelor, după cum urmează:
1. Prestatorul va trimite circa 100 de invitații pentru fiecare eveniment, pentru a asigura o participare corespunzătoare, pe baza listelor puse la dispoziție de către BRCT IS / STC.
2. Semnalizarea la fiecare locație aferentă calendarului stabilit se va face prin materiale de vizibilitate, puse la dispozitie de către prestator, după cum urmează:
– 1 banner, 1 roll-up și 8 exemplare ale afișului format A3 pentru sesiunile de informare – vor fi livrate cel târziu pe 9 februarie 2018. Anterior, Prestatorul va înainta BRCT IS cel puțin câte 2 variante de design pentru fiecare dintre cele 3 tipuri de materiale (banner, roll-up, afiș) și va trece la producție după bun de tipar acordat de către BRCT IS.
– 1 roll-up, 1 spider, 2 tipuri afișe (1 afiș pentru forum, 1 afiș pentru sesiuni instruire), format A3, în 2 exemplare pentru forum și 9 exemplare pentru sesiuni instruire – vor fi livrate cel mai târziu pe 23 februarie 2018. Anterior, Prestatorul va înainta BRCT IS cel puțin câte 2 variante de design pentru fiecare dintre cele 5 tipuri de materiale (roll-up, spider, 2 tipuri de afișe, fișă de proiect) și va trece la producție după bun de tipar acordat de către BRCT IS.
– Conceptul acestor materiale va fi agreat de către STC împreună cu Autoritatea de Management, iar prestatorul va respecta întocmai formatul și cerințele contractorului. Totodată, materialele produse vor respecta cerințele de vizibilitate ale Programului RO-MD 2014-2020, așa cum sunt prevăzute în Manualul de Identitate Vizuală (care va fi pus la dispoziția prestatorului).
Alte condiții:
– Prestatorul va nominaliza cel puțin o persoană de contact, vorbitoare de limba engleză, care va asigura asistență delegației, și va însoți grupul pentru rezolvarea problemelor organizatorice la fiecare eveniment. Prestatorul va asigura din fondurile sale diurna, transportul și cazarea pentru reprezentantul/reprezentanții săi.
– Textele, fotografiile, informațiile, datele, vor fi puse la dispoziție de către Prestator, la încheierea contractului, în format fizic și electronic. Orice rezultate sau drepturi legate de acestea, inclusiv drepturi de autor și/sau orice alte drepturi de proprietate intelectuală și/sau industrială, obținute în executarea sau ca urmare a executării serviciilor ce fac obiectul prezentului Caiet de sarcini vor fi proprietatea Autorității Contractante, care le poate utiliza, publica sau transfera după cum consideră necesar, fără nici un fel de limitare geografică sau de altă natură.
– Având în vedere faptul că organizarea acestor evenimente acoperă sezonul de iarnă, pe durata căruia este posibil să fie înregistrate fenomene meteo severe, Prestatorul trebuie să fie capabil să re-programeze rezervările pentru alte date, convenite cu BRCT IS, în aceleași locații sau în locații echivalente.
PENALITATI
20% din valoarea contractului – pentru organizarea defectuoasă, chiar dacă aceasta nu a avut ca rezultat ne-efectuarea serviciului, spre exemplu – schimbarea sălii de conferință cu mai puțin de 4 zile înainte de eveniment, neîndeplinirea unuia dintre criteriile tehnice solicitate (număr de stele ale sălii etc.)
Pentru nepunerea la dispoziție a unuia dintre elementele ofertei sau în situația în care varianta propusă pentru modificarea propunerii tehnice nu este acceptată de BRCT, penalitatea va echivala cu 100% din valoarea contractului.
Atentie! Prestatorul va depune un raport după finalizarea tuturor sesiunilor aferente fiecarui tip de eveniment (3 rapoarte) având anexate câte un CD cu minim 50 fotografii / eveniment.
Rapoartele:
- Raport 1 – finalul activității 1
- Raport 2 – finalul activităților 2
- Raport 3 – finalul activității 3
în baza raportului se va încheia un proces verbal de execuție parțiala pentru fiecare tip de eveniment, în baza căruia prestatorul va elibera factura aferentă. Factura eliberată fără a avea anterior un proces verbal de bună execuție, semnat de către reprezentanții BRCT Iași, nu crează obligații de plată pentru BRCT Iași.
Prestatorul va depune oferta de preț global și detaliată pentru fiecare tip de eveniment (sesiunile de informare, forumul de informare și sesiunile de instruire), având incluse în acestea și costul pentru asigurarea vizibilității evenimentelor, precum și alte costuri colaterale suportate de către prestator.
Valoarea estimata a achizitiei: total: 36 000 Euro (TVA inclus), după cum urmează:
Ofertantul va prezenta certificatul constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul sau de activitate. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. Pentru persoane fizice/ juridice straine: documente care dovedesc o forma de înregistrare / atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional.
Ofertele tehnice si financiare se vor transmite prin e-mail la silviu.simionescu@brctiasi.ro , fax la 0232/260646 sau direct la sediul BRCT Iasi din Iasi, str. Ralet nr. 2A, cel mai tarziu pana la data de 18.01.2018, ora 9.00 si vor fi incarcate si in SEAP.
Costul va fi exprimat in euro si lei la cursul Inforeuro din luna ianuarie 2018, respectiv 1 Euro = 4,652 Lei. Contractul se va incheia in lei.
