Solicitare de oferte pentru achizitia de servicii specifice pentru organizarea intalnirii Comitetului de Monitorizare – Interreg Programul Romania – Republica Moldova
BRCT Iași solicită oferte privind achiziţia de servicii specifice pentru organizarea întâlnirii Comitetului de Monitorizare – Interreg Programul România – Republica Moldova
BRCT Iaşi trebuie să organizeze întâlnirea Comitetului de Monitorizare – Interreg Programul România – Republica Moldova, la București, în data de 07 noiembrie 2024, în format hibrid.
În acest scop, este necesară subcontractarea serviciilor de organizare a evenimentului, cu respectarea următoarelor cerinţe:
- Pentru şedinţa CM din data de 7.11.2024:
a) Punerea la dispoziţie a unei săli de şedinţe şi a facilităţilor aferente (videoproiector, ecran de proiecţie, instalaţie de sonorizare cu minim 5 microfoane fixe şi 2 microfoane mobile, de preferință la aceeaşi locaţie cu hotelul la care se va asigura cazarea participanţilor, cu o capacitate de minim 40 de locuri. Aranjamentul sălii: tip consiliu (formă U).
Sala trebuie să beneficieze de acustică adecvată, lumină de preferinţă naturală şi condiţii optime de temperatură.
b) 2 pauze de cafea (cafea, apă, sucuri şi produse de patiserie), în data de 07 noiembrie 2024, pentru aproximativ 35-40 persoane. Orele pauzelor de cafea: 9.30 – 10.00 cafea de întîmpinare (cafea, ceai, apă, sucuri, produse de patiserie); 11.30 – 12.00 pauză cafea (cafea, ceai, apă), orarul exact a celor 2 pauze urmînd să fie stabilit ulterior cu prestatorul.
c) Achizitia a unui bilet de avion pe ruta Chișinău – București -Chișinău, în perioada 6-8 Noiembrie 2024, pentru unul dintre membri CM, orarul de zbor fiind stabilit ulterior cu prestatorul.
d) Asigurare platformă digitală pentru organizare ședință online pentru 100 persoane, cu urmatoarele solicitari suplimentare :
- hosting servicii online videoconferință pentru maxim 100 de participanță;
- asigurarea traducerii online, română-engleză engleză-română, prin camera virtuală de traducere, pentru reprezentantii Comisiei Europene care participă la ședința Comitetului de Monitorizare;
- generarea înregistrării video;
- asistență tehnică pe tot parcursul întâlnirii.
e) Interpretariat Romană-Engleză si retroversiune, posibil chouchotage dacă nu e posibil aparat radio, canale, căști, conform agendei, între orele 9:30-17:30
f) Prânz de lucru, în regim bufet suedez, în data de 7 noiembrie 2024, pentru aproximativ 35-40 persoane. Bufetul suedez asigurat pentru prânz va fi compus dintr-un meniu variat, care va include: ciorbă/ supă, minim 2 feluri de bază calde, minim 2 feluri de bază reci, pește, minim 2 tipuri de garnituri, minim2 tipuri de salată, desert, apă plată, apă minerală, cafea, ceai. Ora mesei de prânz va fi stabilită ulterior împreună cu prestatorul. Prânzul de lucru va fi în jurul orei 13.00– 14.00, urmînd să fie stabilit ulterior cu prestatorul.
Pauzele de cafea, precum și masa de prânz, vor avea loc în aceeași locație cu desfăşurarea şedinţei CCM şi a locaţiei în care se va asigura şi cazarea participanţilor – unitate de cazare cotată cu minim 3 stele.
- Pentru cazarea participanţilor/membrilor CM
Închirierea de camere pentru participanții externi și naționali la eveniment, în funcție de confirmări.
Închirierea de camere:
a) numărul maxim de camere pentru care se va face închirierea este de 2, doar pentru membrii CM/delegații mandatați de aceștia, vor fi maxim 2 nopti(de pe 6 pe 8 septembrie 2024). Numărul final de camere și va fi stabilit după primirea confirmărilor de participare și se va regăsi în ordinul de începere / nota de comandă pe care autoritatea contractantă o va înainta prestatorului până la limita de timp indicată în ofertă, dar nu mai mult de 72 ore. Prestatorul va trebui să indice în ofertă numărul de ore / limita până la care se poate renunța la o cameră fără obligația de a o plăti (pentru modificări de ultimă oră).
Cazarea se va face în hotel de minim 3 stele, în regim de single.
CALENDARUL ACTIVITĂŢILOR
- Rezervări hotel și aranjamente / organizare mese pentru data de 7 noiembrie 2024 – 2 zile de la semnarea contractului
- Prezentarea unui raport al evenimentului, pe baza căruia să se facă recepția serviciilor prestate – maxim 5 zile lucrătoare de la finalizarea evenimentului. Serviciile incluse la plată vor fi doar cele finale, bazate pe renunțările, modificările, adăugirile de număr de persoane care beneficiază de servicii.
PENALITĂȚI:
20% din valoarea contractului – pentru organizarea defectuoasă, chiar dacă aceasta nu a avut ca rezultat ne-efectuarea serviciului, spre exemplu – schimbarea rezervărilor de camere de la un hotel la altul cu mai puțin de 4 zile înainte de eveniment, neîndeplinirea unuia dintre criteriile tehnice solicitate (număr de stele unității de cazare, etc.)
Pentru nepunerea la dispoziţie a unuia dintre elementele ofertei sau în situaţia în care varianta propusă pentru modificarea propunerii tehnice nu este acceptată de BRCT, penalitatea va echivala cu 100% din valoarea contractului.
Ofertantul trebuie să asigure prezenţa unui reprezentant al său la evenimente, pentru coordonarea tehnică şi logistică a acestora.
Valoarea estimată a achiziției: 54.000 Lei
Ofertantul va prezenta certificatul constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul sau de activitate. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. Pentru persoane fizice/ juridice straine: documente care dovedesc o forma de înregistrare / atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional.
Ofertele tehnice si financiare se vor transmite prin e-mail la silviu.simionescu@brctiasi.ro, fax la 0372/444 880 sau direct la sediul BRCT Iasi din Iasi, str. Dimitrie Ralet nr. 2A, cel mai târziu până la data de 23.10.2024, ora 10.00, împreună cu urmatoarele formulare. Oferta financiară va fi prezentată global. Oferta se va încărca concomitent și în SICAP – catalogul achizitiilor directe. Un link către anunt va fi atașat ofertei transmise. Costul va fi exprimat în lei. Contractul se va încheia în lei.
