Lansarea oficială a Programului Interreg NEXT România-Republica Moldova
Data și locație eveniment: 21 septembrie 2024, Iași, Muzeul „Ion Creangă” Iași – Bojdeuca
Prestatorul trebuie să asigure următoarele:
1) Pentru Interreg Cooperation Day din data de 21 septembrie 2024:
a) Moderarea evenimentului prin contractarea unui moderator profesionist, care va susține prezentarea și coordonarea întregului eveniment, în intervalul 10:00-14:00.
Textul și referințele pentru moderator, vor fi stabilite împreună cu autoritatea contractantă.
b) Prânz de lucru, în regim bufet suedez, în data de 21 septembrie 2024, pentru aproximativ 70 persoane. Bufetul suedez asigurat pentru prânz va fi compus dintr-un meniu variat, care va include mâncare rece, desert, apă plată, apă minerală, suc, cafea, ceai. Ora mesei de prânz va fi stabilită ulterior împreună cu prestatorul. Prestatorul va asigura servirea prânzului la locația evenimentului, Muzeul „Ion Creangă” Iași – Bojdeuca. Totodată, va pune la dispoziția autorității contractante meniul ce urmează să fie servit cu 5 zile înainte de eveniment.
c) Asigurarea de servicii artistice teatrale prestate de către trupa de teatru Luceafărul, care va transpune în scenă piesa de teatru stabilită împreună cu autoritatea contractantă.
Piesa se va desfășura în amfiteatrul exterior, din interiorul locației evenimentului, în aer liber, ora 11:00.
d) Asigurarea de servicii pentru derularea unui atelier de lucru cu participanții la eveniment.
Atelierul de lucru va fi facilitat în conformitate cu cerințele autorității contractante și dedicat vârstei participanților la eveniment. Acesta va fi dedicat unui număr de maximum 40 de copii, cu vârste cuprinse între 8-10 ani. Facilitatorii vor fi instruiți privind normele de siguranță în lucrul cu copiii. Ora desfășurare atelier: aproximativ 12:00.
e) Producerea de materiale de promovare a evenimentului, și anume:
– 100 baloane albe, latex, personalizate cu logo-ul Programului și al Interreg Cooperation Day. Baloanele vor fi livrate de prestator în ziua evenimentului, la locația evenimentului.
– 100 steaguri albe, de hârtie, format A5, personalizate cu logo-ul Programului și al Interreg cooperation Day. Steagurile vor fi livrate de prestator în ziua evenimentului, la locația evenimentului.
– 50 de tricouri albe, simple (la baza gâtului), de bumbac, personalizate cu logo-ul Programului și al Interreg Cooperation Day. Tricourile vor fi livrate de prestator cu 2-3 zile înainte de ziua evenimentului. Mărime tricouri: 25- S și 25- XS.
– 4 steaguri catarg, înălțime maximă 3 metri, fabricat din aluminiu și fibră de striclă. Acestea vor fi personalizate cu logo-ul Programului. Steagurile catarg vor fi livrate de prestator cu 2-3 zile înainte de ziua evenimentului.
– 4 cuburi personalizate, dimensiune maximă 50 x 50 x 50 cm, material spumă sau plastic, culoare albă/albastră/portocaliu/verde. Cuburile vor fi personalizate pe toate laturile cu logo-ul Programului. Toate detaliile vor fi stabilite cu autoritatea contractantă. Cuburile vor fi livrate de prestator cu 2-3 zile inainte de eveniment.
– 4 puzzle-uri de mari dimensiuni, personalizate după fotografii din aria eligibilă a Programului. Autoritatea contractantă va pune fotografiile la dispoziția prestatorului. Dimensiuni puzzle: maximum100 x 100 x 100 cm, nivel de dificultate mediu. Puzzle-urile vor fi livrate de către prestator cu 2-3 zile înainte de eveniment.
f) Fotografierea profesională a întregului eveniment. Fotografiile vor fi livrate de către prestator în maximum 2 zile după finalizarea evenimentului.
2) Pentru cazarea participanţilor/membrilor CM
Rezervarea și închirierea de camere pentru participanții externi și naționali la eveniment, în funcție de confirmări.
Închirierea de camere:
a) numărul maxim de camere pentru care se va face închirierea este de 16, doar pentru membrii CM/delegații mandatați de aceștia; numărul maxim de nopți pentru fiecare cameră este de maxim 1 (de pe 20 pe 21 septembrie 2024). Numărul final de camere și va fi stabilit după primirea confirmărilor de participare și se va regăsi în ordinul de începere / nota de comandă pe care autoritatea contractantă o va înainta prestatorului până la limita de timp indicată în ofertă, dar nu mai mult de 72 ore. Prestatorul va trebui să indice în ofertă numărul de ore / limita până la care se poate renunța la o cameră fără obligația de a o plăti (pentru modificări de ultimă oră).
Cazarea se va face în hotel de minim 3 stele, în regim de single, în zona centrală a orașului.
b) Rezervări de camere:
Numărul maxim de camere care vor fi rezervate este de 5, pentru alți participanți, urmând ca fiecare dintre aceștia să-și plătească individual cazarea. Costurile acestor camere nu sunt incluse în prețul acestui contract, doar – eventual – comisionul prestatorului pentru rezervarea acestora. Numărul final de camere va fi stabilit după primirea confirmărilor de participare și se va regăsi în ordinul de începere / nota de comandă pe care autoritatea contractantă o va înainta prestatorului până la limita de timp indicată în ofertă, dar nu mai mult de 72 ore. Prestatorul va trebui să indice în ofertă numărul de ore / limita până la care se poate renunța la o cameră fără obligația de a o plăti (pentru modificări de ultimă oră), precum și prețul camerei.
Rezervările se vor face în hotel de minim 3 stele, în regim de single.
c) Cină de lucru pentru data de 20 septembrie 2024.
Locația cinei va fi stabilită la o distanță de maximum 15 minute de mers pe jos față de locația cazării membrilor CM/ delegații mandatați de aceștia/invitați.
Numărul de persoane pentru care se va asigura cina de lucru este de 30-35 persoane.
Ora începere cină: 19:00.
Meniul va fi stabilit cu prestatorul și va conține: gustare mix, fel principal (minim 2 tipuri), garnituri (minim 2 tipuri), desert, pâine, băuturi (apă, ceai, cafea).
CALENDARUL ACTIVITĂŢILOR
Rezervări hotel și aranjamente / organizare mese pentru data de 20 și 21 septembrie 2024 – 2 zile de la semnarea contractului
Prezentarea unui raport al evenimentului, pe baza căruia să se facă recepția serviciilor prestate – maxim 5 zile lucrătoare de la finalizarea evenimentului. Serviciile incluse la plată vor fi doar cele finale, bazate pe renunțările, modificările, adăugirile de număr de persoane care beneficiază de servicii.
PENALITĂȚI:
20% din valoarea contractului – pentru organizarea defectuoasă, chiar dacă aceasta nu a avut ca rezultat ne-efectuarea serviciului, spre exemplu – schimbarea rezervărilor de camere de la un hotel la altul cu mai puțin de 4 zile înainte de eveniment, neîndeplinirea unuia dintre criteriile tehnice solicitate (număr de stele unității de cazare, etc.)
Pentru nepunerea la dispoziţie a unuia dintre elementele ofertei sau în situaţia în care varianta propusă pentru modificarea propunerii tehnice nu este acceptată de BRCT, penalitatea va echivala cu 100% din valoarea contractului.
Ofertantul trebuie să asigure prezenţa unui reprezentant al său la evenimente, pentru coordonarea tehnică şi logistică a acestora.
Valoarea estimată a achiziției: 62.000 Lei, tva inclus.
Ofertantul va prezenta certificatul constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul sau de activitate. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. Pentru persoane fizice/ juridice straine: documente care dovedesc o forma de înregistrare / atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional.
Ofertele tehnice si financiare se vor transmite prin e-mail la silviu.simionescu@brctiasi.ro , fax la 0372/444 880 sau direct la sediul BRCT Iasi din Iasi, str. Dimitrie Ralet nr. 2A, cel mai târziu până la data de 09.09.2024, ora 11.00. Oferta financiară va fi prezentată global. Oferta se va încărca concomitent și în SICAP – catalogul achizitiilor directe. Un link către anunt va fi atașat ofertei transmise. Costul va fi exprimat în lei. Contractul se va încheia în lei.
Ofertantii trebuie sa completeze urmatoarele formulare
