Informații BRCT Iași

Anunțuri

Eveniment anual major 2014

BRCT Iasi solicita oferte pentru achizitia de servicii specifice pentru organizarea evenimentului anual major 2014 în cadrul Programului Operațional Comun România-Ucraina-Republica Moldova 2007-2013

Locație: Iasi, Romania.

Perioada  eveniment : 26-27 septembrie 2014

 

Prestatorul trebuie sa asigure urmatoarele:

A. Organizarea conferinței anuale a Programului:

A.1. Organizare conferință propriu-zisă

–      Locație: Iași. Cerințe tehnice minime: locație centrală, în apropierea locului în care se desfășoară evenimentul major (Complexul Palas);

–      Dată: 26 septembrie 2014;

–      Durată: aprox. 2,5 ore;

–      Interval orar: 14:00 – 16:30 („cafea de bun-venit” inclusă);

–      Număr participanți: 100 de persoane, cu posibilitate de suplimentare până la 120.

Pentru organizarea conferinței anuale, prestatorul va asigura următoarele servicii minime:

a)      amenajarea sălii, cu respectarea următoarelor cerințe tehnice minime: capacitate minimă de 100 de persoane (așezare tip teatru), spațiu suficient pentru montarea camerelor video ale jurnaliștilor, dotată cu echipament adecvat: videoproiector, ecran proiecție, flipchart, minim 2 microfoane fixe și 3 mobile, amplificator (dacă este cazul), echipament de traducere simultană (căști pentru minim 100 de persoane. cu posibilitate de suplimentare până la 120 de persoane, minim 2 canele și cabină), posibilitate de conectare internet, preferabil wireless;

b)     asigurarea funcționalității echipamentelor audio-video pe toată durata evenimentului;

c)      asigurarea unei mese la intrare pentru înregistrarea participanților;

d)     tipărirea și afișarea unor indicatoare pentru ghidarea participanților către sala în care se va desfășura conferința;

e)      realizarea călăreților pentru vorbitori (minim 10 bucăți, din hârtie minim 150g/mp, inserați în suporți de plastic pentru a fi stabili pe masa de prezidiu);

f)       contractarea unui interpret română – ucraineană/ ucraineană – română pe durata desfășurării conferinței;

g)      preluarea de la achizitor a informațiilor necesare pentru eveniment (agendă, lista participanților, prezentări in format electronic etc.);

h)     așezarea de pahare din sticlă (minim 5) și apă plată pe masa de prezidiu;

i)        organizare „cafea de bun-venit” (welcome coffee), pentru minim 100 de persoane, constând în: cafea, ceai diverse sortimente, apă plată, apă minerală și produse de patiserie;

j)        desemnarea a cel puțin unei persoane care să asigure urgențele tehnice, pe întreaga perioadă de desfășurare a evenimentului;

k)      filmarea integrală și fotografierea evenimentului.

A.2. Organizare recepție pentru invitați: cină festivă și concert jazz

–      Locație: Iași. Cerințe tehnice minime: restaurant clasat superior, localizat central;

–      Dată: 26 septembrie 2014;

–      Durată: aprox. 3 ore, începând cu orele 19:00;

–      Număr participanți: aprox. 50 de persoane.

Pentru organizarea recepției, prestatorul va asigura următoarele servicii minime:

a)      asigurarea personalului necesar pentru servirea participanților;

b)     asigurarea unui bufet suedez, compus dintr-un meniu variat, care să includă: minim 6 feluri de mâncare rece, minim 6 feluri de mâncare de bază caldă, dintre care cel puțin 1 sortiment de pește, minim 4 feluri de garnituri, minim 6 sortimente de salate, pâine albă și integrală, cel puțin 6 tipuri de prăjituri, diverse tipuri de fructe, apă plată, apă minerală, cafea/ ceai, sucuri, vin alb/rose/roșu. La cerere, se va putea asigura și meniu vegetarian;

c)      asigurarea unui concert live de muzică jazz (contractarea formației), în incinta restaurantului, pentru invitații la recepție;

d)     filmare momente cheie și fotografiere.

B. Organizarea târgului de proiecte transfrontaliere (finanțate în cadrul Programului) și a programului artistic susținut de beneficiarii proiectelor finanțate

–      Locație: Grădina publică din cadrul Complexului Palas Iași – Piațeta centrală (Patinoar), suprafață totală 1.800 mp;

–      Dată: 27 septembrie 2014;

–      Durată: aprox. 4 ore;

–      Interval orar: 13:00/14:00 – 17:00/18:00;

–      Număr participanți: nelimitat.

Pentru organizarea târgului de proiecte și a programului artistic susținut de beneficiarii proiectelor finanțate, prestatorul va asigura următoarele servicii minime:

  1. închirierea, montarea și demontarea a 15 standuri expoziționale (dimensiune minim 6mp, preferabil model gen cort) și asigurarea de mobilier adecvat (mese, scaune, rafturi, panouri de afișaj etc.), în funcție de preferințele beneficiarilor. Standurile vor fi acoperite, vor avea sursă de electricitate și nu vor avea sistem de instalare care presupune deteriorarea pardoselii (realizată din granit);
  2. asigurarea unui MC (maestru de ceremonii), inclusiv plata acestuia (onorariu, transport și alte cheltuieli aferente) – o persoană care se bucură de notorietate (actor, prezentator TV, moderator radio, prezentator de evenimente, prezentator de emisiuni de divertisment etc). MC-ul va anunța discursurile, va prezenta formațiile/ artiștii, se va adresa audienței și va întreține atmosfera, inclusiv prin utilizarea de glume sau anecdote;
  3. realizarea (inclusiv design) și instalarea unor totem-uri (forme/ mascote) din polistiren (rezistente la condiții meteo nefavorabile – minim 3 zile, în vederea expunerii în spații exterioare), reprezentative pentru tema/obiectivele proiectelor finanțate prin Program. Prestatorul va realiza design-ul acestor totem-uri după consultarea beneficiarilor proiectelor, datele de contact ale acestora fiind puse la dispoziție de Autoritatea Contractantă. Nr maxim de totem-uri realizate: 21;
  4. asigurarea costurilor presupuse de organizarea târgului de proiecte și a momentelor artistice în Grădina Publică Palas (e.g. electricitate, pază, personal suport etc);
  5. identificarea din timp a unei locații indoor, centrale, pentru desfășurarea târgului de proiecte și a momentelor artistice aferente, în cazul în care condițiile meteo nu vor permite desfășurarea în aer liber a acestora;
  6. asigurarea/închirierea și montarea unei scene adecvate pentru susținerea unor programe artistice (concert de fanfară, piesă de teatru, dansuri etc) și a instalațiilor aferente (inclusiv echipamente de sunet și lumini) pentru desfășurarea momentelor artistice. Scena va fi acoperită în întregime cu prelată. Suprafață minimă agreată: 44mp.;
  7. montarea pe scenă a următoarelor materiale de promovare puse la dispoziție de Autoritatea Contractantă: mesh (dimensiune aprox. 8×1.5m, material textil, poziționare tip landscape) și 2 bannere (dimensiune de aprox. 6×1,5m, material textil, poziționare tip portrait);
  8. instalarea unor echipamente adecvate (e.g. ecran cu led de dimensiuni min. 4m/3m sau ecran de proiecție și videoproiector performant – min. 2000 ANSI lumen) care să permită proiecția pe timp de zi a unui scurtmetraj realizat de Autoritatea Contractantă;
  9. asigurarea personalului tehnic specific și a cheltuielilor presupuse de acesta;
  10. organizarea unui moment (inclusiv subcontractarea serviciilor necesare) privind survolarea  unui avion cu bannerul aerian cu mesajul „European Cooperation Day – Be part of it” – se va realiza inclusiv bannerul aerian. Survolarea va avea loc la începutul evenimentului;
  11. punerea la dispoziție a unui număr de 3.000 baloane colorate personalizate (personalizarea se va realiza de către prestator cu logo-urile/ mesajele puse la dispoziție de STC), umflarea acestora (e.g. cu heliu) și asigurarea suportului logistic pentru lansarea lor;
  12. obținerea tuturor autorizațiilor necesare și asigurarea serviciilor adiacente pentru pregătirea, întreținerea și dezafectarea spațiului în care se va desfășura evenimentul, în conformitate cu prevederile legale: asistență medicală și ambulanță, protecție împotriva incendiilor, servicii de curățenie (e.g. contract cu firma de salubritate), existența și funcționalitatea unei surse alternative de energie electrică etc. Prestatorul va contacta partenerul de eveniment al Autorității Contractante, Administrația Complexului Palas, pentru a stabili toate aspectele logistice și costurile administrative aferente;

m.  obținerea tuturor autorizațiilor necesare pentru organizarea momentului privind survolarea avionului și lansarea baloanelor;

  1. desemnarea a cel puțin unei persoane care să asigure urgențele tehnice, pe întreaga perioadă de desfășurare a evenimentului;
  2. fimare integrală + fotografiere.

Orice amenajare se va desfășura în afara orelor de program ale Palas Mall, exclusiv în intervalul orar 22:00 – 10:00, în noaptea anterioară/ziua desfășurării evenimentului. Dezasamblarea scenei și eliberarea locației se vor face după finalizarea evenimentului, în același interval orar.

Nu este permis accesul mașinilor cu un tonaj mai mare de 3 tone (încărcătură inclusă).

C. Organizare activități culturale

C1. Workshop de teatru și film pe tema cooperării transfrontaliere, finalizat cu punerea în scenă a unei piese de teatru deschise publicului larg

–      Locație: Teatrul Luceafărul;

–      Perioadă: 25-27 septembrie 2014 (workshop), 27 septembrie (piesă de teatru);

–      Interval orar: va fi comunicat ulterior (Teatrul Luceafărul va fi închiriat timp de 3 zile);

–      Număr participanți: aprox. 250 (piesa de teatru).

Prestatorul va asigura următoarele servicii minime:

  1. închirierea spațiului de desfășurare a workshop-ului și de punere în scenă a piesei de teatru, pentru perioada 25-27 septembrie – Teatrul Luceafărul;
  2. asigurarea recuzitei, mobilierului, costumelor, accesoriilor și a altor materiale necesare punerii în scenă a piesei de teatru, în funcție de solicitările artiștilor și ale regizorului;
  3. realizarea invitațiilor la piesa de teatru (aprox. 300 de bucăți) și sprijinirea STC în diseminarea acestora;
  4. plata onorariului și eventual asigurarea/ decontarea transportului (posibilă decontarea unui transport cu avionul Canada – România – Canada pentru 1 persoană, și a unui transport cu avionul București – Iași – București pentru 2 persoane), cazării și mesei invitaților speciali la workshop-ul de teatru (2 persoane, aprox. 4 zile/3 nopți);
  5. filmare integrală + fotografiere piesă de teatru.

C2. Publicarea ediției speciale a revistei culturale Alecart (pe tema cooperării transfrontaliere

Revista Alecart reprezintă rezultatul finit al unui workshop de creație (scriere) pe tema cooperării transfrontaliere și va fi publicată cu ocazia Zilei Cooperării Europene.

Prestatorul va asigura următoarele servicii minime:

–      tipărirea a 500 de exemplare a ediției speciale a revistei Alecart (aprox. 200 pagini, color, text și imagini, dimensiune 25×25 cm, file lucioase, copertă lucioasă) și sprijinirea Autorității Contractante în diseminarea acestora;

–      traducere revistă Alecart din română în engleză (aprox. 100 pagini);

Macheta revistei va fi pusă la dispoziție de Autoritatea Contractantă.

Revista va fi bilingvă: română și engleză.

Prestatorul va transmite traducerea materialului în termen de maxim 10 zile lucrătoare de la primirea notei de comandă.

Prestatorul va livra produsele  în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la primirea notei de comandă.

C3. Expoziție de grafică și fotografie pe tema cooperării transfrontaliere (aprox. 20 de machete)

–      Locație: Palas Mall – culoarul din fața magazinelor Brise – Nisa;

–      Perioadă: 26-28 septembrie 2014 (cu posibilitate de prelungire);

Prestatorul va asigura următoarele servicii minime:

  1. asigurarea ramelor, panourilor și a consumabilelor (inclusiv hârtie fotografică de dimensiuni mari, mată sau lucioasă, în funcție de preferințele artiștilor) pentru expunere – machetele vor fi expuse pe șevalete puse la dispoziție de administrația Palas Iași (aprox. 20 bucăți, cu dimensiunea max. de 1×1,5 m);
  2. printarea fotografiilor;
  3. amenajarea spațiului de prezentare;
  4. fotografiere.

Lucrările vor fi puse la dispoziție de Autoritatea Contractantă.

D. Realizarea unui scurt film animat personalizat în format 3D și proiecția acestuia pe Palatul Culturii

–      Locul proiecției: Palatul Culturii – fațada dinspre grădina publică Palas;

–      Perioada proiecției: în datele de 26 și 27 septembrie 2014, seara.

Prestatorul va asigura următoarele servicii minime:

  1. realizare concept grafic, de creație: spotul va avea ca tematică cooperarea tranfrontalieră și va include și următoarele elemente obligatorii de identitate vizuală: steagul Uniunii Europene, logo-ul Programului, fraza cheie „Common borders. Common solutions”, pagina web a Programului www.ro-ua-md.net și logo-ul ECDay. Exemple de spoturi tematice animate pe tema cooperării transfrontaliere: http://www.youtube.com/watch?v=Djsc1arYsmI sau http://www.youtube.com/watch?v=YPq9ZyIgn9U;
  2. producere spot tematic animat, conform următoarele caracteristici: materialul video conceput pe forma arhitecturală a clădirii, sub forma unei animații digitale, format 3D, coloană sonoră, durată aprox. 2 minute;
  3. închiriere echipament special de proiecție (cost chirie echipament furnizat de Palas Iași: 1.000 Euro/zi);
  4. proiecție propriu-zisă în zilele dedicate: repetitiv, la interval de 15 minute, timp de 2 ore;
  5. fimare integrală + fotografiere.

Prestatorul va realiza macheta filmului pentru avizare de către Autoritatea Contractantă, după care va realiza filmul conform avizului. Autoritatea Contractantă poate impune modificari, dacă va fi cazul, fără costuri suplimentare.

Prestatorul se va asigura că deține drepturile de autor pentru coloana sonoră utilizată.

Drepturile de autor/ copyright asupra produsului finit vor fi cedate Autorității Contractante odată cu recepția filmului.

E. Activități de promovare a evenimentului și de diseminare a rezultatelor acestuia

E1. Publicarea unui anunț în presa scrisă din România, Republica Moldova și Ucraina, în publicații din aria eligibilă a Programului (România: județele Iași, Vaslui, Galați, Tulcea; Ucraina: regiunea Odessa; Republica Moldova: întreg teritoriul), cu acoperire în aria vizată. Anunțul va avea 21 de apariții în total, dintre care:

  • 12 apariții în România (publicații cu acoperire locală din județele Iași, Vaslui, Galați și Tulcea – câte o publicație în fiecare județ, cu distribuție obligatorie în cel puțin municipiul reședință de județ – și/sau publicații cu acoperire regională sau națională care să acopere cele patru județe menționate anterior);
  • 3 apariții în regiunea Odessa (o publicație cu acoperire locală sau regională din regiunea Odessa sau cu acoperire națională, cu distribuție obligatorie cel puțin în orașul Odessa);
  • 6 apariții în Republica Moldova: în publicații cu acoperire națională, cel puțin 2 apariții per publicație (o publicație cu acoperire locală sau regională din Republica Moldova, cu distribuție obligatorie cel puțin în orașul Chișinău și o publicație cu acoperire națională din Republica Moldova).

Caracteristici tehnice pentru difuzarea anunțului:

v Format: minim 130 cmp (dimensiunile anunțului vor fi adaptate, după caz, ziarului în care se va realiza publicarea)

v Tipar: alb – negru;

v Număr apariții/ anunț: 3 în fiecare publicație.

Conținutul și formatul anunțului vor fi realizate de Autoritatea Contractantă și nu vor putea fi modificate sub nicio formă de prestator.

Graficul aparițiilor va fi aprobat de Autoritatea Contractantă anterior publicării.

Prestatorul va pune la dispoziția Autorității Contractante câte un exemplar al fiecărui ziar în care a fost publicat anunțul, pentru fiecare apariție în parte.

E2. Realizarea (concepție grafică, machetare și execuție) următoarelor materiale de semnalizare/ promovare:

  1. 50 afișe: format 50×70 cm, tip portrait, material carton min. 150 g, lucios, color;
  2. 50 mini-afișe (pentru sistem display stiplex): format A5, portrait, cu o bandă albă de 3 cm pe latura de jos;
  3. 500 fluturași: format A5, color.

Materialele realizate vor respecta cerințele  Manualului de Identitate Vizuală al Programului Operațional Comun România-Ucraina-Republica Moldova 2007-2013 (disponibil pe pagina web www.ro-ua-md.net) și ale campaniei de celebrare a Zilei Cooperării Europene 2014 (disponibile pe pagina web www.ecday.eu).

Prestatorul va transmite Autorității Contractante concepția grafică a materialelor în termen de maxim 2 zile lucrătoare de la primirea notei de comandă. Autoritatea Contractantă poate impune modificări ale conținutului sau alte modificări tehnice pe care prestatorul le va accepta fără nici un alt cost suplimentar.

Prestatorul va sprijini Autoritatea Contractantă în diseminarea materialelor de promovare a evenimentului, prin lipirea acestora în locuri publice, cu vizibilitate. Posterele trebuie să fie diseminate până la data de 15 septembrie 2013, iar dovada diseminării acestora va fi reprezentată de fotografii – martor. Aprox. 20 de afișe vor fi afișate în lifturile din Palas Mall.

E3. Realizarea unor materiale digitale de promovare a evenimentului

  1. Materiale pentru promovare pe pagina web www.palasmall.ro:

–      Poză homepage: lățime – 280px, înălțime – 180px;

–      Poză principală: lățime – 590px, înălțime – 800px, format portrait;

–      Banner web: lățime – 290px, înălțime – 90px;

–      Poză header: lățime – 970px, înălțime – 370px.

  1. Spot video de 15 sec, rezoluție 720p, landscape, format avi sau wmv, fără sunet, pentru promovare în sistemul TV instalat în Palas Mall – zona Foodcourt;
  2. Afiș electronic (același afiș ca și cel tipărit, adaptat la cerințele tehnice impuse de Palas Mall): 1080/1920p, portrait, 300dpi, pentru promovare pe LCD instalate în Palas Mall (people stoppers);
  3. Afiș electronic (același afiș ca și cel tipărit, adaptat la cerințele tehnice impuse de Palas Mall): format A5, pentru promovare pe canal social media (Facebook).

Autoritatea Contractantă a încheiat deja un parteneriat cu Complexul Palas Iași în scopul organizării și promovării evenimentului.

Prestatorul va transmite Autorității Contractante concepția grafică a materialelor în termen de maxim 2 zile lucrătoare de la primirea notei de comandă. Autoritatea Contractantă poate impune modificări ale conținutului sau alte modificări tehnice pe care prestatorul le va accepta fără nici un alt cost suplimentar.

E4. Realizarea unui scurt film cu imagini video din timpul evenimentului

–      durată: între 2-3 minute.

–      conținut: imagini video cu momente reprezentative din timpul evenimentului major, prezentate pe fundal muzical.

Sarcini prestator:

ü  filmarea integrală a evenimentului,

ü  montarea imaginilor pe fundal muzical – fundalul muzical va fi ales de prestator,

ü  realizare concept de creație – Autoritatea Contractantă poate impune modificari, dacă va fi cazul, fără costuri suplimentare,

ü  introducere elemente obligatorii de identitate vizuală în film, conform Manualului de Identitate Vizuala al Programului,

ü  filmare în format HD,

ü  operatiuni tehnice implicate de realizarea filmului: filmare, armonizarea elementelor constitutive ale filmului (sunet de fond, muzica, imagine etc), prelucrare material video, prelucrare sunet, montaj, editare, randare etc,

ü  transfer pe DVD a filmului,

ü  asigurarea personalului tehnic si a echipei implicate in realizarea filmului,

ü  asigurarea resurselor tehnice necesare pentru realizarea filmului (echipamente, consumabile etc).

Prestatorul va realiza macheta filmului pentru avizare de către Autoritatea Contractantă, după care va realiza filmul conform avizului. Autoritatea Contractantă poate impune modificari, dacă va fi cazul, fără costuri suplimentare.

Prestatorul se va asigura că deține drepturile de autor pentru coloana sonoră utilizată.

Drepturile de autor/ copyright asupra produsului finit vor fi cedate Autorității Contractante odată cu recepția filmului.

Produsul final va fi livrat atat in rezolutie maxima, cat si in 720p si in varianta QuickTime, pentru a putea fi rulat si in mediul online.

Se vor respecta toate prevederile Manualului de Identitate Vizuala al Programului Operational Comun Romania-Ucraina-Republica Moldova 2007-2013.

F. Monitorizarea presei

Prestatorul va monitoriza presa și va pregăti un raport cu decupaje și informații standard în ceea ce privește articolele de presă/ știrile/ aparițiile legate de evenimentul organizat (inclusiv de la conferința de presă), apărute atât înainte, cât și după eveniment. Monitorizarea presei se va efectua în România, Republica Moldova și Ucraina, pe parcursul implementării contractului și timp de cel puțin 2 săptămâni după eveniment.

Raportul va fi predat Autorității Contractante împreună cu raportul final de eveniment.

G. Raportare

Prestatorul va depune un raport final de eveniment, până la data de 15 octombrie 2014, însoțit de imagini foto și filmarea evenimentului. Raportul final va include informații detaliate privind modalitatea de îndeplinire a obligațiilor contractuale, în speță a activităților asumate prin propunerea tehnică, precum și eventuale recomandări de îmbunătățire a activității pe viitor.

Ofertantul va asigura toate costurile conexe generate de activitățile pe care trebuie să le realizeze.

în cazul în care târgul de proiecte și spectacolul artistic nu mai pot fi desfășurate în aer liber, din cauza condițiilor meteoreologice nefavorabile, prestatorul va realiza pregătirea logistică a evenimentului într-o locație indoor.

Valoarea estimată a achiziției: 56.000 Euro (TVA inclus), din care:

  • 43.000 Euro – organizare eveniment
  • 3.500 Euro – realizare spot video animat 3D
  • 3.500 Euro – publicare revista
  • 1.000 Euro – traducere revista in engleza
  • 5.000 Euro – anunțuri presă

Ofertantul va prezenta certificatul constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul sau de activitate. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC.  Pentru persoane fizice/ juridice straine: documente care dovedesc o forma de înregistrare / atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional.

Ofertele tehnice si financiare se vor transmite prin e-mail la silviu.simionescu@brctiasi.ro , fax la 0232/260646 sau direct la sediul BRCT Iasi din Iasi, str. Ralet nr. 2A, cel mai tarziu pana la data de 12.08.2014, ora 9.00 . Oferta financiara va fi prezentata detaliat, in limitele urmatoare: 43.000 euro – organizare eveniment, 3.500 Euro – realizare spot video animat 3D, 3.500 Euro – publicare revista, 1.000 Euro – traducere revista in engleza si 5.000 euro – anunturi de presa. Toate sumele contin TVA. Costul va fi exprimat in euro si lei la cursul Inforeuro din luna iulie, respectiv 1Euro = 4,3882 Lei. Contractul se va incheia in lei. La solicitarea BRCT Iasi, ofertantul trebuie sa asigure prezenta unui reprezentant al sau la eveniment, pentru a asigura coordonarea tehnica si logistica a acestuia.

Ofertantul declarat castigator va depune garantia de buna executie in valoare de 10% din valoarea totala a contractului fara TVA, prin virament bancar/ ordin de plata sau numerar la sediul BRCT Iasi. Termen limita : pana la semnarea contractului.