BRCT Iași calls for tenders for the procurement of specific services Final Conference - Romania - Republic of Moldova Programme 2014-2020
BRCT Iaşi trebuie să contribuie la organizarea anumitor servicii aferente Conferinței Finale pentru Programul Romania – Republica Moldova 2014-2020, la Chișinău, în intervalul 13-14 Martie 2024.
Conferința finală va avea loc la Chişinău, locație Capitoles Park, locație stabilită de către Oficiul Antenă Chișinău.
Dată: 14 Martie 2024;
Interval orar conform agenda 10-14.30;
În acest scop, este necesară subcontractarea anumitor servicii specifice organizării evenimentului, cu respectarea următoarelor cerinţe:
Pentru buna desfasurarea a evenimentului, Prestatorul va trebui sa asigure:
– 1) Inchirierea de camere pentru participanții invitați la eveniment, în funcție de confirmări pentru ziua 13/14 martie: numărul maxim de camere pentru care se va face închirierea este de 20. Numărul final de camere va fi stabilit după primirea confirmărilor de participare și se va regăsi în ordinul de începere / nota de comandă pe care autoritatea contractantă o va înainta prestatorului până la limita de timp indicată în ofertă, dar nu mai mult de 72 ore. Prestatorul va trebui să indice în ofertă numărul de ore / limita până la care se poate renunța la o cameră fără obligația de a o plăti (pentru modificări de ultimă oră).
Cazarea se va face la un hotel de minim 3 stele, zona centrala a orasului Chisinau, în regim single, cu mic dejun inclus.
– 2) Transport auto, microbuz sau autocar, pe ruta interna, de la hotelul unde se va stabili cazarea la Capitoles Park și retur la hotel , în data de 14 martie 2024, pentru un numar de 20 persoane.
– 3) Organizarea unei cine pentru membrii CM, beneficiarii invitati, reprezentanti AM, reprezentanti BRCT-uri din tara, în data de 13 Martie 2024 la hotelul unde va fi asigurata cazarea participantilor. Intervalul orar de organizarea cinei va fi orele 19 – 21.30, pentru un numar de 45 persoane.
Pentru organizarea cinei, prestatorul va asigura un bufet suedez care va fi compus dintr-un meniu variat, care va include minim 2 tipuri de ciorbă/supă, minim 3 feluri de baza calde, minim 3 feluri de bază reci, peste, minim 3 tipuri de garnituri, minim 3 tipuri de salată, desert, apă plată, apă minerală, cafea, ceai, 2-3 tipuri desert.
– 4) Printarea a unui numar de 100 fotografii + 100 plicuri personalizate, format A4, hartie fotografica, fotografii si concept grafic ce va fi pus la dispozitie de catre autoritatea contractanta.
PENALITĂȚI:
20% din valoarea contractului – pentru organizarea defectuoasă, chiar dacă aceasta nu a avut ca rezultat ne-efectuarea serviciului, spre exemplu – schimbarea rezervărilor de camere de la un hotel la altul cu mai puțin de 4 zile înainte de eveniment, neîndeplinirea unuia dintre criteriile tehnice solicitate (număr de stele ale unității de cazare etc.)
Pentru nepunerea la dispoziţie a unuia dintre elementele ofertei sau în situaţia în care varianta propusă pentru modificarea propunerii tehnice nu este acceptată de BRCT, penalitatea va echivala cu 100% din valoarea contractului.
Ofertantul trebuie să asigure prezenţa unui reprezentant al său la evenimente, pentru coordonarea tehnică şi logistică a acestora.
Atentie! Prestatorul va depune un raport după finalizarea evenimentului.
În baza raportului se va încheia un proces verbal de execuție pentru evenimente, în baza căruia prestatorul va elibera factura aferentă. Factura eliberată, fără a avea anterior un proces verbal de bună execuție, semnat de către reprezentanții BRCT Iași, nu crează obligații de plată pentru BRCT Iași.
Prestatorul va depune oferta de preț global în lei.
VALOARE ESTIMATĂ : 39.750 Lei, TVA inclus
Ofertantul va prezenta certificatul constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul sau de activitate. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. Pentru persoane fizice/ juridice straine: documente care dovedesc o forma de înregistrare / atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional.
Ofertele tehnice si financiare se vor transmite prin e-mail la silviu.simionescu@brctiasi.ro, fax la 0372/444 880 sau direct la sediul BRCT Iasi din Iasi, str. Dimitrie Ralet nr. 2A, cel mai târziu până la data de 05.03.2024, ora 10.00. Oferta financiară va fi prezentată global. Oferta se va încărca concomitent și în SICAP – catalogul achizitiilor directe. Un link către anunt va fi atașat ofertei transmise. Costul va fi exprimat în lei. Contractul se va încheia în lei
