BRCT Iasi solicita oferte pentru prestarea de servicii de organizare a celei de a treia întâlnire a CCM
BRCT Iasi solicita oferte pentru prestarea de servicii de organizare a celei de a treia întâlnire a Comitetului Comun de Monitorizare pentru Programul Romania – Republica Moldova 2014-2020, la Chișinău, în data de 4.12.2018
Locație: Chisinau, Republica Moldova.
Data eveniment : 04.12.2018
Conform Contractului de finantare a activităților Biroului Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Iași privind implementarea Programului Operațional Comun România –Republica Moldova 2014-2020 nr. 50190/18.05.2017, Biroul Regional pentru Cooperare Transfrontalieră are obligația de a oferi suport pentru diferite activități și/sau structuri de lucru constituite în cadrul Programului, inclusiv pentru pregătirea perioadei de programare 2014-2020.
Prin adresa AM nr. 127974/1.11.2018 , se solicită BRCT Iași să organizeze a treia întâlnire a Comitetului Comun de Monitorizare pentru Programul Romania – Republica Moldova 2014-2020, la Chișinău, în data de 4.12.2018. în acest scop, este necesară subcontractarea serviciilor de organizare a evenimentului, cu respectarea urmatoarelor cerințe:
- I. Pentru sedinta CCM din data de 4.12.2018:
a) Punerea la dispoziție a unei săli de ședințe și a facilităților aferente (videoproiector, ecran de proiecție, instalație de sonorizare cu minim 10 microfoane fixe și 4 microfoane mobile etc.), în data de 4 Decembrie 2018, între orele 10:00-17:00, la aceeași locație cu hotelul la care se va asigura cazarea participanților, cu o capacitate de minim 35 de locuri. Aranjamentul sălii: tip consiliu (formă U). Sala trebuie să beneficieze de acustică adecvată, lumină de preferință naturală și condiții optime de temperatură. în sală vor exista aranjamente florale (plante în ghiveci).
Åžedința se va organiza la aceeași locație cu hotelul la care se va organiza cazarea participanților, sau la o distanță de maxim 5 minute de mers pe jos.
b) Fotografierea (cameră foto profesională) integrală a evenimentului.
c) Asigurarea unei mese la intrare, pentru înregistrarea participanților.
d) Tipărirea și afișarea unor indicatoare pentru ghidarea participanților către sala în care se va desfășura ședința.
e) Așezarea de pahare din sticlă și apă plată/minerală pe masă, pentru fiecare participant la ședință.
f) 2 pauze de cafea (cafea, apă, sucuri și produse de patiserie), în data de 4 decembrie 2018, pentru minim 35 persoane. Orele pauzelor de cafea vor fi stabilite ulterior impreuna cu prestatorul.
- începand cu ora 9:45, se va oferi cafeaua de întâmpinare (cafea, apa, sucuri, produse patiserie).
g) Networking lunch, in intervalul orar 13-15, în regim bufet suedez, în data de 4 decembrie 2018, pentru aprox. 35 persoane. Bufetul suedez asigurat pentru pranz va fi compus dintr-un meniu variat, care va include: minim 2 tipuri de ciorba/ supa, minim 3 feluri de baza calde, minim 5 feluri de baza reci, peste, minim 3 tipuri de garnituri, minim 3 tipuri de salata, desert, apa plata, apa minerala, cafea, ceai. La cerere, se va putea asigura și meniu vegetarian. Ora mesei de pranz va fi stabilita ulterior impreuna cu prestatorul.
h) Networking Meeting, in intervalul orar 19-23, în data de 4 decembrie 2018, pentru aprox. 35 persoane, la aceeași locație cu ședința și cazarea participanților.
Pentru organizarea intalnirii de Networking meeting, prestatorul va asigura următoarele servicii minime:
1) punerea la dispozitie a unei salii in care sa se desfăsoare intâlnirea;
2) asigurarea unui bufet suedez, compus dintr-un meniu variat, care să includă: minim 3 feluri de mâncare rece, minim 4 feluri de mâncare de bază caldă, dintre care cel puțin 1 sortiment de pește, minim 3 feluri de garnituri, minim 3 sortimente de salate, pâine albă și integrală, cel puțin 3 tipuri de prăjituri, diverse, tipuri de fructe, apă plată, apă minerală, cafea/ ceai, sucuri, vin alb/rose/roșu. La cerere, se va putea asigura și meniu vegetarian;
3) asigurarea unui concert live de muzică jazz/cvartet coarde (contractarea formației), în incinta restaurantului;
4) fotografiere (cameră foto profesională) momente cheie.
II. Vizită la Muzeul Național de Artă a Moldovei, din Chișinău, pentru toți participanții la Åžedința Comitetului Comun de Monitorizare (4 decembrie 2018)
Prestatorul va asigura, cu sprijinul achizitorului, organizarea în condiții optime a vizitei la Muzeul Național de Artă a Moldovei pentru toți participanții la reuniune. Totodată, prestatorul, cu sprijinul achizitorului, va asigura de contractarea unui ghid specializat ce va însoți grupul pe tot parcursul vizitei.
Vizita va fi organizată în data de 4 decembrie 2018, la sfarșitul programului reuniunii CCM, aprox. ora 15:00. Prestatorul va fi înștiințat de program, cu cel puțin 72 de ore înainte de data reuniunii.
Pentru organizarea vizitei, prestatorul va asigura următoarele servicii minime:
a) Asigurarea transportului participanților de la locația evenimentelor către muzeu și retur în timp util.
b) Fotografiere (cameră foto profesională) momente cheie.
c) Asigurarea prezenței ghidului ce va insoți grupul pe durata vizitei la muzeu.
III. Pentru cazarea participanților/membrilor CCM
Rezervarea și închirierea de camere pentru participanții externi și naționali la eveniment, în funcție de confirmări.
închirierea de camere – de plătit prin contract:
a) numărul maxim de camere pentru care se va face închirierea (cu plată prin contractul de servicii) este de 10 camere, doar pentru membrii CCM; numărul maxim de nopți pentru fiecare cameră este de 2 (de pe 3 pe 5 decembrie 2018). Numărul final de camere și numărul final de nopți pentru fiecare cameră va fi stabilit după primirea confirmărilor de participare și se va regăsi în ordinul de începere / nota de comandă pe care autoritatea contractantă o va înainta prestatorului până la limita de timp indicată în ofertă, dar nu mai mult de 72 ore înainte de eveniment. Prestatorul va trebui să indice în ofertă numărul de ore / limita până la care se poate renunța la o cameră fără obligația de a o plăti (pentru modificări de ultimă oră).
Cazarea se va face fie în același hotel în care este organizată ședința CCM, fie într-o locație aflată la o distanță de mers pe jos de maxim 5 minute (în imediata apropiere), în funcție de disponibilitate.
b) Rezervări de camere: numărul maxim de camere care vor fi rezervate este de 10 camere, pentru alți participanți (AM, CE, invitați, etc.), urmând ca fiecare dintre aceștia să-și plătească individual cazarea. Costurile acestor camere nu sunt incluse în prețul acestui contract, doar – eventual – comisionul prestatorului pentru rezervarea acestora. Numărul final de camere și numărul final de nopți pentru fiecare cameră va fi stabilit după primirea confirmărilor de participare și se va regăsi în ordinul de începere / nota de comandă pe care autoritatea contractantă o va înainta prestatorului până la limita de timp indicată în ofertă, dar nu mai mult de 72 ore înainte de eveniment. Prestatorul va trebui să indice în ofertă numărul de ore / limita până la care se poate renunța la o cameră fără obligația de a o plăti (pentru modificări de ultimă oră).
Rezervările se vor face în hotel de minim 3 stele, în regim de single.
Cazarea se va face în același hotel în care este organizată ședința CCM.
Se va pune la dispozitia autorității contractante beneficiarului liste cu persoanele cazate, camerele în care stau și modul de contactare (interiorul telefonic al camerei).
Pauzele de cafea, networking lunch si networking meeting vor avea loc in aceeași locație cu desfășurarea ședintei CCM și a locației în care se va asigura și cazarea participanților – unitate de cazare cotată cu min 3-4 stele, situată in zona centrală a orașului Chișinău, in funcție de disponibilitate.
IV. Pentru transportul participanților CCM
Prestatorul va asigura transportul participanților la întâlnirea CCM, pe întreaga perioadă de ședere în Chișinău, prin închirierea unui mini-bus de transport persoane, pe parcursul zilelor destinate evenimentului, după cum urmează:
a) 3.12.2018 – va asigura transportul membrilor CCM, precum și a invitaților, de la aeroport- la unitățile de cazare.
b) 4.12.2018 – va asigura transportul membrilor CCM, precum și a invitaților, de la unitățile de cazare către ședința CCM și retur. în aceeași zi, se va asigura transportul participanților către Muzeul Național de Artă a Moldovei și retur către unitățile de cazare.
c) 5.12.2018 – se va asigura transportul membrilor CCM, precum și a invitaților, de la unitățile de cazare către aeroport.
Orarul exact al deplasărilor, precum și toate detaliile legate de locațiile menționate vor fi predate către prestator cu cel puțin 72 de ore înainte.
PENALITÄ‚ÈšI:
20% din valoarea contractului – pentru organizarea defectuoasă, chiar dacă aceasta nu a avut ca rezultat ne-efectuarea serviciului, spre exemplu – schimbarea rezervărilor de camere de la un hotel la altul cu mai puțin de 4 zile înainte de eveniment, schimbarea sălii de conferință cu mai puțin de 4 zile înainte de eveniment, neîndeplinirea unuia dintre criteriile tehnice solicitate (număr de stele ale sălii, unității de cazare etc.)
Pentru nepunerea la dispoziție a unuia dintre elementele ofertei sau în situația în care varianta propusă pentru modificarea propunerii tehnice nu este acceptată de BRCT, penalitatea va echivala cu 100% din valoarea contractului.
Ofertantul trebuie să asigure prezența unui reprezentant al său la evenimente, pentru coordonarea tehnică și logistică a acestora.
Ofertantul va prezenta certificatul constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul sau de activitate. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. Pentru persoane fizice/ juridice straine: documente care dovedesc o forma de înregistrare / atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional.
Ofertele tehnice si financiare se vor transmite prin e-mail la silviu.simionescu@brctiasi.ro , fax la 0232/260646 sau direct la sediul BRCT Iasi din Iasi, str. Ralet nr. 2A, cel mai tarziu pana la data de 23.11.2018, ora 9.00 si vor fi incarcate si in SICAP.
Oferta financiara va fi prezentata global pentru intreg evenimentul cu toate componentele mentionate mai sus.
Costul va fi exprimat in euro si lei la cursul Inforeuro din luna noiembrie 2018, respectiv 1 Euro = 4,667 Lei. Contractul se va incheia in lei.
