Solicitare oferte organizare eveniment
BRCT Iasi solicita oferte pentru prestarea de servicii de organizare a întâlnirii Comitetului Comun de Monitorizare pentru Programul Romania – Republica Moldova 2014-2020, la Iași, în data de 13.12.2017.
Locație: Iasi, Romania.
Data eveniment : 13.12.2017
Conform Contractului de finantare a activtăților Biroului Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Iași privind implementarea Programului Operațional Comun România –Republica Moldova 2014-2020 nr. 50190/18.05.2017, Biroul Regional pentru Cooperare Transfrontalieră are obligația de a oferi suport pentru diferite activități și/sau structuri de lucru constituite în cadrul Programului, inclusiv pentru pregătirea perioadei de programare 2014-2020.
Prin adresa AM nr. 125568/20.10.2017, se solicită BRCT Iași să organizeze întâlnirea Comitetului Comun de Monitorizare pentru Programul Romania – Republica Moldova 2014-2020, la Iași, în data de 13.12.2017.
în acest scop, este necesară subcontractarea serviciilor de organizare a evenimentului, cu respectarea următoarelor cerințe:
Pentru ședința CCM din data de 13.12.2017:
a) Punerea la dispoziție a unei săli de ședințe și a facilităților aferente (videoproiector, ecran de proiecție, instalație de sonorizare cu minim 6 microfoane fixe și 3 microfoane mobile etc.), în data de 13 decembrie 2017, între orele 9:00-17:30, cu o capacitate de minim 30 de locuri. Aranjamentul sălii: tip consiliu (formă U). Sala trebuie să beneficieze de acustică adecvată, lumină de preferință naturală și condiții optime de temperatură. în sală vor exista aranjamente florale (plante în ghiveci).
Åžedința se va organiza la aceeași locație cu hotelul la care se va organiza cazarea participanților, sau la o distanță de 5 minute de mers pe jos.
b) 2 pauze de cafea (cafea, apă, sucuri și produse de patiserie), în data de 13 decembrie 2017, pentru minim 40 persoane. Orele pauzelor de cafea vor fi stabilite ulterior.
c) Masa de prânz (prânz de lucru), în regim bufet suedez, în data de 13 decembrie 2017, pentru aproximativ 40 persoane. Bufetul suedez asigurat pentru prânz va fi compus dintr-un meniu variat, care va include: minim 2 tipuri de ciorbă/ supă, minim 3 feluri de bază calde, minim 3 feluri de bază reci, peste, minim 3 tipuri de garnituri, minim 3 tipuri de salată, desert, apă plată, apă minerală, cafea, ceai. Ora mesei de prânz va fi stabilită ulterior împreună cu prestatorul.
Pentru cazarea participanților/membrilor CCM
închirierea de camere (platite de catre prestator):
a) numărul maxim de camere pentru care se va face închirierea este de 15, doar pentru membrii CCM; numărul maxim de nopți pentru fiecare cameră este de 2 (de pe 12 pe 14 decembrie 2017). Numărul final de camere și numărul final de nopți pentru fiecare cameră va fi stabilit după primirea confirmărilor de participare și se va regăsi în ordinul de începere / nota de comandă pe care autoritatea contractantă o va înainta prestatorului până la limita de timp indicată în ofertă, dar nu mai mult de 72 ore.
Prestatorul va trebui să indice în ofertă numărul de ore / limita până la care se poate renunța la o cameră fără obligația de a o plăti (pentru modificări de ultimă oră).
Cazarea se va face în hotel de minim 3 stele, în regim de single.
Cazarea se va face fie în același hotel în care este organizată ședința CCM, fie într-o locație aflată la o distanță de mers pe jos de maxim 5 minute (în imediata apropiere).
b) Rezervări de camere: numărul maxim de camere care vor fi rezervate este de 5, pentru alți participanți, urmând ca fiecare dintre aceștia să-și plătească individual cazarea. Costurile acestor camere nu sunt incluse în prețul acestui contract, doar – eventual – comisionul prestatorului pentru rezervarea acestora. Numărul final de camere și numărul final de nopți pentru fiecare cameră va fi stabilit după primirea confirmărilor de participare și se va regăsi în ordinul de începere / nota de comandă pe care autoritatea contractantă o va înainta prestatorului până la limita de timp indicată în ofertă, dar nu mai mult de 72 ore.
Prestatorul va trebui să indice în ofertă numărul de ore / limita până la care se poate renunța la o cameră fără obligația de a o plăti (pentru modificări de ultimă oră).
Rezervările se vor face în hotel de minim 3 stele, în regim de single.
Cazarea se va face fie în același hotel în care este organizată ședința CCM, fie în hoteluri aflate la o distanță de mers pe jos de maxim 5 minute (în imediata apropiere).
Se va pune la dispozitia autorității contractante beneficiarului liste cu persoanele cazate, camerele în care stau și modul de contactare (interiorul telefonic al camerei).
Vizită si degustare de vinuri la Crama Bucium Iași pentru toți participanții la Åžedința Comitetului Comun de Monitorizare (13 decembrie 2017).
Prestatorul va asigura organizarea în condiții optime a vizitei la Crama Bucium asigurand un pachet turistic care sa includa o degustare de minim 3 sortimente de vinuri si un platou de gustare rece pentru un numar de aproximativ 25 participantii. Totodată, prestatorul se va asigura de contractarea unui ghid specializat ce va însoți grupul pe tot parcursul vizitei0 in crama Bucium si va asigura contractarea unui ansamblu profesionist de uratori care sa realizeze un moment artistic de maxim 20 minute.
Vizita si degustarea va fi organizată în data de 13 decembrie 2017 incepand cu orele 17.00.
CALENDARUL ACTIVITÄ‚Å¢ILOR
 Rezervarea sălii de ședință, organizarea derulării ședinței (pauze de cafea etc) – 2 zile de la semnarea contractului
 Rezervări hotel și aranjamente / organizare mese pentru data de 13 decembrie – 2 zile de la semnarea contractului
 Prezentarea unui raport al evenimentului, pe baza căruia să se facă recepția serviciilor prestate – maxim 5 zile lucrătoare de la finalizarea evenimentului. Serviciile incluse la plată vor fi doar cele finale, bazate pe renunțările, modificările, adăugirile de număr de persoane care beneficiază de servicii.
Pauzele de cafea, precum și masa de prânz, vor avea loc în aceeași locație cu desfășurarea ședinței CCM și a locației în care se va asigura și cazarea participanților – unitate de cazare cotată cu minim 3 stele, situată în zona centrală, în zona Palatul Culturii – Piața Unirii, în funcție de disponibilitate.
PENALITÄ‚ÈšI:
20% din valoarea contractului – pentru organizarea defectuoasă, chiar dacă aceasta nu a avut ca rezultat ne-efectuarea serviciului, spre exemplu – schimbarea rezervărilor de camere de la un hotel la altul cu mai puțin de 4 zile înainte de eveniment, schimbarea sălii de conferință cu mai puțin de 4 zile înainte de eveniment, neîndeplinirea unuia dintre criteriile tehnice solicitate (număr de stele ale sălii, unității de cazare etc.)
Pentru nepunerea la dispoziție a unuia dintre elementele ofertei sau în situația în care varianta propusă pentru modificarea propunerii tehnice nu este acceptată de BRCT, penalitatea va echivala cu 100% din valoarea contractului.
Ofertantul trebuie să asigure prezența unui reprezentant al său la evenimente, pentru coordonarea tehnică și logistică a acestora.
Valoarea estimata a achizitiei: 6500 Euro, TVA inclus
Ofertantul va prezenta certificatul constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul sau de activitate. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. Pentru persoane fizice/ juridice straine: documente care dovedesc o forma de înregistrare / atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional.
Ofertele tehnice si financiare se vor transmite prin e-mail la silviu.simionescu@brctiasi.ro , fax la 0232/260646 sau direct la sediul BRCT Iasi din Iasi, str. Ralet nr. 2A, cel mai tarziu pana la data de 29.11.2017, ora 9.00 si vor fi incarcate si in SEAP.
Oferta financiara va fi prezentata detaliata, pe urmatoarele componente: inchiriere sala pentru perioada solicitata, cost per persoana pentru masa (catering plus pauze cafea), pret camera platita din contract, pret organizare vizita la Crama Bucium (inclusiv plata ghidului). Pretul luat in calcul pentru evaluarea ofertei va fi insumarea celor 4 componente sus mentionate.
Costul va fi exprimat in euro si lei la cursul Inforeuro din luna noiembrie 2017, respectiv 1 Euro = 4,599 Lei. Contractul se va incheia in lei.
