Solicitare oferte pentru prestarea de servicii de organizare CCM in data de 04.12.2019
BRCT Iasi solicita oferte pentru prestarea de servicii specifice pentru organizarea intalnirii Comitetului Comun de Monitorizare – Programul Romania – Republica Moldova 2014-2020, la Botosani, în data de 4.12.2019.
Conform Contractului de finantare a activtăților Biroului Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Iași privind implementarea Programului Operațional Comun România –Republica Moldova 2014-2020 nr. 50190/18.05.2017, Biroul Regional pentru Cooperare Transfrontalieră are obligația de a oferi suport pentru diferite activități și/sau structuri de lucru constituite în cadrul Programului, inclusiv pentru pregătirea perioadei de programare 2014-2020.
Prin solicitarea AM, se solicită BRCT Iași să organizeze a treia întâlnire a Comitetului Comun de Monitorizare pentru Programul Romania – Republica Moldova 2014-2020, la Botosani, în data de 4.12.2019. în acest scop, este necesară subcontractarea serviciilor de organizare a evenimentului, cu respectarea urmatoarelor cerințe:
Pentru sedinta CCM din data de 4.12.2019:
a) Punerea la dispoziție a unei săli de ședințe și a facilităților aferente (videoproiector, ecran de proiecție, instalație de sonorizare cu minim 10 microfoane fixe și 4 microfoane mobie etc.), în data de 4 Decembrie 2019, între orele 9:00-17:00, la aceeași locație cu hotelul la care se va asigura cazarea participanților, cu o capacitate de minim 30 de locuri. Aranjamentul sălii: tip consiliu (formă U). Sala trebuie să beneficieze de acustică adecvată, lumină de preferință naturală și condiții optime de temperatură. în sală vor exista aranjamente florale (plante în ghiveci).
Åžedința se va organiza la aceeași locație cu hotelul la care se va organiza cazarea participanților. Hotelul/locatia la care se va desfasura evenimentul trebuie sa fie in centrul municipiului Botosani. Se va asigura fotografierea integrală a evenimentului cu camera foto profesionala.
b) Asigurarea unei mese la intrare pentru înregistrarea participanților.
c) Tipărirea și afișarea unor indicatoare pentru ghidarea participanților către sala în care se va desfășura ședința.
d) Așezarea de pahare din sticlă și apă plată/minerală pe masă, pentru fiecare participant la ședință.
e) începand cu ora 9:00, in data de 4 decembrie 2019, se va oferi cafeaua de întâmpinare (cafea, apa, sucuri, produse patiserie). Ulterior se va asigura si o pauza de cafea (cafea, apă, sucuri și produse de patiserie). Atât cafeaua de întimpinare cit si pauza de cafea va fi pentru minim 30 persoane. Ora la care se va asigura pauza de cafea va fi stabilita ulterior împreuna cu prestatorul.
f) Networking lunch, in intervalul orar 13-15, în regim bufet suedez, în data de 4 decembrie 2019, pentru aprox. 30 persoane. Bufetul suedez asigurat pentru pranz va fi compus dintr-un meniu variat, care va include: minim 2 tipuri de ciorba/ supa, minim 3 feluri de baza calde, minim 5 feluri de baza reci, peste, minim 3 tipuri de garnituri, minim 3 tipuri de salata, desert, apa plata, apa minerala, cafea, ceai, sucuri. La cerere, se va putea asigura și meniu vegetarian. Ora mesei de pranz va fi stabilita ulterior impreuna cu prestatorul.
g) Networking Meeting, in intervalul orar 19-23, în data de 4 decembrie 2019, pentru aprox. 30 persoane, la aceeași locație cu ședința și cazarea participanților.
Pentru organizarea intalnirii de Networking meeting, prestatorul va asigura următoarele servicii minime:
1) punerea la dispozitie a unei salii in care sa se desfăsoare intâlnirea;
2) asigurarea unui bufet suedez, compus dintr-un meniu variat, care să includă: minim 3 feluri de mâncare rece, minim 4 feluri de mâncare de bază caldă, dintre care cel puțin 1 sortiment de pește, minim 3 feluri de garnituri, minim 3 sortimente de salate, pâine albă și integrală, cel puțin 3 tipuri de prăjituri, diverse, tipuri de fructe, apă plată, apă minerală, cafea/ ceai, sucuri, vin alb/rose/roșu. La cerere, se va putea asigura și meniu vegetarian;
3) fotografiere (cameră foto profesională) momente cheie.
Pentru cazarea participanților/membrilor CCM
Rezervarea și închirierea de camere pentru participanții externi și naționali la eveniment, în funcție de confirmări.
închirierea de camere – de plătit prin contract:
a) numărul maxim de camere pentru care se va face închirierea (cu plată prin contractul de servicii) este de 10 camere, doar pentru membrii CCM; numărul maxim de nopți pentru fiecare cameră este de 2 (de pe 3 pe 5 decembrie 2019). Numărul final de camere și numărul final de nopți pentru fiecare cameră va fi stabilit după primirea confirmărilor de participare și se va regăsi în ordinul de începere / nota de comandă pe care autoritatea contractantă o va înainta prestatorului până la limita de timp indicată în ofertă, dar nu mai mult de 72 ore înainte de eveniment. Prestatorul va trebui să indice în ofertă numărul de ore / limita până la care se poate renunța la o cameră fără obligația de a o plăti (pentru modificări de ultimă oră).
Cazarea se va face fie în același hotel în care este organizată ședința CCM.
Se va pune la dispozitia autorității contractante beneficiarului liste cu persoanele cazate, camerele în care stau și modul de contactare (interiorul telefonic al camerei).
Pauzele de cafea, networking lunch si networking meeting vor avea loc in aceeași locație cu desfășurarea ședintei CCM și a locației în care se va asigura și cazarea participanților – unitate de cazare cotată cu min 3-4 stele, situată in zona centrală a orașului Botosani, in funcție de disponibilitate.
PENALITÄ‚ÈšI:
20% din valoarea contractului – pentru organizarea defectuoasă, chiar dacă aceasta nu a avut ca rezultat ne-efectuarea serviciului, spre exemplu – schimbarea locatiei evenimentului si a cazarii cu mai puțin de 4 zile înainte de eveniment, schimbarea sălii de conferință cu mai puțin de 1 zi înainte de eveniment, (chiar daca schimbarea se realizeaza in cadrul aceleiasi locatii), neîndeplinirea unuia dintre criteriile tehnice solicitate (număr de stele ale sălii, unității de cazare etc.)
Pentru nepunerea la dispoziție a unuia dintre elementele ofertei sau în situația în care varianta propusă pentru modificarea propunerii tehnice nu este acceptată de BRCT, penalitatea va echivala cu 100% din valoarea contractului.
Ofertantul trebuie să asigure prezența unui reprezentant al său la evenimente, pentru coordonarea tehnică și logistică a acestora.
Prestatorul va depune oferta de preț globală, având incluse în acestea orice alte costuri colaterale suportate de către prestator.
Ofertantul va prezenta certificatul constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul sau de activitate. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. Pentru persoane fizice/ juridice straine: documente care dovedesc o forma de înregistrare / atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional.
Ofertele tehnice si financiare se vor transmite prin e-mail la silviu.simionescu@brctiasi.ro , fax la 0232/260646 sau direct la sediul BRCT Iasi din Iasi, str. Ralet nr. 2A, cel mai tarziu pana la data de 15.11.2019, ora 09.00 si vor fi încarcate si în SICAP.
