Solicitare oferte in vederea organizarii Zilei Cooperarii Europene
BRCT Iasi solicita oferte in vederea organizarii Zilei Cooperarii Europene. Evenimentul este organizat pentru a crește nivelul de informare al publicului larg privind proiectele transfrontaliere, pentru a face cunoscute rezultatele Programului Operational Comun Romania – Republica Moldova 2014-2020 și pentru a scoate în evidență oportunitățile și avantajele cooperării transfrontaliere.
Locația evenimentului și perioada de desfășurare:
Iași – România
Perioadă:
18 septembrie 2019 (în funcție de disponibilitatea locației și a participanților, se poate reprograma in perioada 16-20 septembrie)
Prestatorul va asigura serviciile specificate aferente activitatilor evenimentului:
I. Organizare eveniment
1. închiriere Sali:
Prestatorul va asigura organizarea evenimentului in 2 Sali aflate in aceeași incinta, situata central in Iasi. Inchirierea salilor va fi asigurata in data de 18.09.2019 intre orele 8.00 – 21.00. Ofertantul trebuie să asigure prezența unui reprezentant al său la evenimente, pentru coordonarea tehnică și logistică a acestora.
Caracteristici ale salilor:
Aranjare tip sală de seminar (amfiteatru) cu posibilitatea de rearanjare completa a meselor si scaunelor, fiecare sala avand o capacitate de minim 30 persoane, instalație sonorizare, videoproiector, ecran, flipchart, instrumente de scris pentru participanți, foi hârtie A4.
2. Ateliere de scriere creativă.
– Numărul propus de ateliere: 2 care se vor desfășura in sălile ofertate la punctul 1.
– Număr participanți ateliere: între 15 și 20/atelier. Total: 30-40 participanți.
– Interval orar: stabilit ulterior cu prestatorul.
– Tematica: cooperare transfrontalieră.
Atelierele vor fi moderate de către 2 scriitori, unul din România și unul din Republica Moldova.
Prestatorul trebuie să asigure următoarele servicii:
– Asigurarea cazării celor 2 moderatori pe perioada a 2 nopți care vor fi precizate in funcție de confirmări;
Rezervările se vor face în hotel de minim 3 stele, in proximitatea locației evenimentului, în regim single.
Cazarea se va face la un hotel situat în imediata apropiere a evenimentului.
– Asigurarea transportului către Iași și retur;
– Asigurarea transportului de la unitatea de cazare către locația evenimentului și retur daca cazare a nu se realizează la locația evenimentului.
– Prestatorul va asigura toate costurile legate de prezenta celor 2 moderatori. Aceștia vor fi nominalizați de autoritatea contractanta după semnarea contractului.
3. Prezentarea în interiorul locației convenite a unei mici expoziții de tablouri.
Există posibilitatea ca aceste tablouri să fie ilustrate și în numărul dedicat revistei. Expozitia va fi realizata la locatia evenimentului de preferat intr-un spatiu aflat in intampinarea participatilor la eveniment (hol intrare sau de acces) sau intr-un al treilea spațiu aflat in imediata proximitate a celor 2 sali in care se desfasoara evenimentul.
Prestatorul va asigura inramarea unui numar de 20 de tablouri, preluarea acestora de la locatia expozitiei si transportarea lor dupa finalizarea serviciului la o adresa specificata de prestator in cadrul municipiului Iași.
Necesar înrămare:
– passepartou – 4 cm
– Ramă: 8-9 cm
– Dimensiuni tablou: 35/ 45 cm
– Nr tablouri: 20
4. Realizarea de materiale de promovare a evenimentului:
– Afișe de promovare a evenimentului:
Număr: 5, se vor afișa la locațiile stabilite cu autoritatea contractantă
Design: prestatorul va pune la dispoziția autorității contractante designul în format electronic, cu cel puțin 5 zile înainte de eveniment.
Afișele trebuie să conțină elementele de identitate vizuală ale Programului. Acestea vor fi puse la dispoziție de către autoritatea contractantă, după semnarea contractului de servicii.
– filmare integrală + fotografiere profesională in format de mare fidelitate;
– livrarea unui scurt material Video cu rezumatul evenimentului, de durată minim 3 minute.
– Fotografiile cit si materialele video vor fi puse la dispozitia autoritatii contractante in termen de 10 zile de la realizarea evenimentului si vor fi livrate pe format digital.
Menționăm că toate materialele produse vor respecta elementele de vizibilitate ale Programului, precum și elemente specifice ECDay. Ofertantul va pune la dispozitia achizitorului formatul tuturor materialor de promovare pentru a obtine un aviz prealabil realizarii formatului final al acestora.
II. Tiparirea Revistei ALECART, ediție specială dedicată zilei cooperării europene 2019.
Revista culturală „Alecart” (editată de elevi și absolvenți ai Colegiului Național Iași și ai Colegiului Național de Artă „Octav Băncilă” Iași) este parteneră a Festivalului Internațional de Literatură și Traducere Iași (FILIT) și a Festivalului Internațional de Poezie și Muzică „Poezia e la Bistrița”.
Conținutul ediției dedicate celebrării ECDay 2019:
1. Capitol dedicat Programului Operațional Comun România-Republica Moldova 2014-2020 și a semnificației Zilei Cooperării Europene – Editorial cooperare transfrontalieră;
2. Capitol dedicat recenziilor literare ale unor opere din România, Republica Moldova și Europa;
3. Capitol intitulat întâlniri – experiențe culturale;
4. Capitol intitulat Itinerariu – jurnal de călătorie prin Republica Moldova expus de către o scriitoare din Republica Moldova;
5. Capitol intitulat ARTES care va conține o serie de scurte descrieri ale unor tablouri, filme sau diverse articole de artă românești, modovenești sau europene;
6. Capitol Recenzii Filme;
7. Capitol intitulat Eseu – va cuprinde compoziții proprii ale elevilor, pe tema cooperării transfrontaliere;
8. Capitol intitulat Universitaria – interviu cu un scriitor din Iași;
9. Capitol intitulat Ancheta revistei care va conține o serie de scurte interviuri/opinii pe tematica UE în ochii elevilor;
10. Capitol de proză și poezie ale elevilor din România și Republica Moldova.
Număr copii / exemplare care vor fi tiparite: 500.
Specificații tehnice Revista ALECART:
– Dimensiuni: 205-250 mm
– Calitatea hârtiei: 80-100 g/ m2
– Calitatea hârtiei copertă: 180- 200 g/m2
– Font: 8-9 pct.
– Nr de pagini: 120- 140
– Full color.
Revista va fi disponibilă și în format electronic, ceea ce va face posibilă publicarea acesteia pe pagina web a Programului, BRCT Iași, și va fi cu usurință diseminată în spațiul online sau la diverse evenimente.
Prestatorul va colabora cu echipa tehnica a revistei pentru a asigura tiparirea la timp si in conditiile specificate a celor 500 exemplare. Totodata, prestatorul se va asigura ca formatul pdf (formatul electronic) corespunde variantei tiparite, este salvat corect, toate paginile fiind vizibile, iar documentul nu are erori de descarcare (nu este corupt). Prestatorul va oferta serviciul de tiparire a revistei pentru un numar de 500 exemplare, conform specificatiilor tehnice prevazute mai sus. Autoritatea contractanta va pune la dispozitia prestatorului o mostra pentru a mai buna intelegere a caracteristicilor imprimarii.
III. Servicii de catering
Asigurarea mesei de pranz pentru un nr minim de 50 de persoane
– la locația stabilită, în regim de bufet.
Bufetul suedez asigurat pentru pranz va fi compus dintr-un meniu variat, care va include: minim 2 tipuri de ciorba/ supa, minim 3 feluri de baza calde, minim 5 feluri de baza reci, peste, minim 3 tipuri de garnituri, minim 3 tipuri de salata, desert, apa plata, apa minerala, cafea, ceai. Ora mesei de pranz va fi stabilita ulterior impreuna cu prestatorul.
Asigurarea a 1 pauza de cafea
– apa, cafea, ceai, sucuri și produse patiserie dulci + sărate, pentru minim 50 persoane, la locatia eveninentului. Orarul pauzei de cafea va fi stabilit cu prestatorul.
Costuri estimative:
Total 7 500 Euro (tva inclus)
- Ofertantul va asigura toate costurile conexe generate de activitățile pe care trebuie să le realizeze.
- PENALITÄ‚ÈšI:
- 20% din valoarea contractului – pentru organizarea defectuoasă, chiar dacă aceasta nu a avut ca rezultat ne-efectuarea serviciului, spre exemplu – schimbarea sălii de conferință cu mai puțin de 4 zile înainte de eveniment, neîndeplinirea unuia dintre criteriile tehnice solicitate.
- Pentru nepunerea la dispoziție a unuia dintre elementele ofertei sau în situația în care varianta propusă pentru modificarea propunerii tehnice nu este acceptată de BRCT, penalitatea va echivala cu 100% din valoarea contractului.
- Ofertantul va prezenta certificatul constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul sau de activitate. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. Pentru persoane fizice/ juridice straine: documente care dovedesc o forma de înregistrare / atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional.
- Ofertele tehnice si financiare se vor transmite prin e-mail la silviu.simionescu@brctiasi.ro , fax la 0372 444880 sau direct la sediul BRCT Iasi din Iasi, str. Ralet nr. 2A, cel mai tarziu pana la data de 5.09.2019, ora 9.00 si vor fi incarcate si in SICAP.
- Costul va fi exprimat in euro si va fi global pentru tot evenimentul.
- Contractul se va incheia in lei la cursul Inforeuro din luna septembrie 2019.
