Solicitare oferta servicii organizare Conferinta de inchidere program si sedinta CCM
BRCT Iasi solicita oferte pentru servicii specifice pentru organizarea conferinței finale în cadrul Programului Operațional Comun România-Ucraina-Republica Moldova 2007-2013.
Conform Contractului de finanțare a activităților Biroului Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Suceava și ale Biroului Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Iași privind implementarea Programului Operațional Comun România – Ucraina – Republica Moldova 2007-2013 nr. 77199/29.10.2012 și Planului Anual de Informare și Comunicare 2018, aprobat de Comitetul Comun de Monitorizare al Programului, Biroul Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Iași are obligația de a organiza o conferință de închidere a Programului, în vederea promovării realizărilor Programului și a celebrării cooperării transfrontaliere.
Conform conceptului de eveniment aprobat de Autoritatea Comună de Management a Programului, și a solicitării ACM înregistrată la BRCT Iași cu nr.766 din 11.09.2018, conferința finală va avea loc în data de 22 octombrie 2018 la Chișinău (Republica Moldova), iar ședința Comitetului Comun de Monitorizare pentru Programul ROUAMD 2007-2013 va avea loc la Suceava, în data de 25.10.2018.
Specificații tehnice:
- 1. CONFERINTA DE INCHIDERE A PROGRAMULUI ROUAMD 2007-2013
1.1.Organizarea conferintei finale.
– Locație: Chișinău, Palatul Republicii[1]
Sala: va fi stabilită și transmisă către prestator.
– Dată: 22 octombrie 2018;
– Durată: aprox. 3 ore;
– Interval orar: 11:00 – 14:00 („cafea de bun-venit” inclusă);
– Număr participanți: aprox. 100 de persoane.
Pentru organizarea conferinței, prestatorul va asigura următoarele servicii:
a) asigurarea desfășurării evenimentului la locația stabilită de către autoritatea contractantă, cu respectarea următoarelor cerințe tehnice minime: capacitate minimă de 100 de persoane (așezarea va fi stabilită de către autoritatea contractantă împreună cu prestatorul), spațiu suficient pentru montarea camerelor video ale jurnaliștilor TV, dotată cu echipament adecvat: videoproiector, ecran proiecție, flipchart, minim 4 microfoane fixe și 5 mobile, amplificator (dacă este cazul), posibilitate de conectare internet, preferabil wireless;
b) asigurarea funcționalității echipamentelor audio-video pe toată durata evenimentului;
c) asigurarea unei mese la intrare pentru înregistrarea participanților;
d) tipărirea și afișarea unor indicatoare pentru ghidarea participanților către sala în care se va desfășura conferința;
e) realizarea călăreților pentru vorbitori (din hârtie minim 150g/mp, inserați în suporți de plastic pentru a fi stabili pe masa de prezidiu);
f) preluarea de la autoritatea contractantă a informațiilor necesare pentru eveniment (comunicat de presă, agendă, lista participanților, prezentări in format electronic etc.);
g) asigurarea prezenței a minim 5 reprezentanți media;
h) așezarea de pahare din sticlă și apă plată pe masa de prezidiu;
i) organizare „cafea de bun-venit” in intervalul 9.30-11.00 (welcome coffee), pentru minim 80 de persoane, constând în: cafea, ceai diverse sortimente, apă plată, apă minerală și produse de patiserie dulci și sărate;
j) desemnarea a cel puțin unei persoane care să asigure urgențele tehnice, pe întreaga perioadă de desfășurare a evenimentului;
k) amenajarea unei cabine foto (photobooth), cu urmatoarele servicii incluse: montare rapidă, asistenta permanenta pe durata evenimentului, numar nelimitat de fotografii cu recuzită, DVD cu fotografiile realizate, accesorii diferite, decor adaptat evenimentului. Decorul va avea un design relevant pentru program, continând fotografii reprezentative pentru program, puse la dispozitie de către autoritatea contractantă.
l) filmarea integrală și fotografierea evenimentului.
1.2. Organizarea unui prânz – bufet de socializare:
– Locație: Chișinău, Palatul Republicii
– Data: 22 octombrie 2018
– Interval orar: 14:00 – 16:00
Pentru organizarea bufetului, prestatorul va asigura următoarele servicii:
a) Servicii de catering pentru aprox. 100 de persoane, la locația conferinței;
b) Bufetul asigurat pentru pranz va fi compus dintr-un meniu variat, care va include: minim 2 tipuri de ciorba/ supa, minim 3 feluri de baza calde, minim 3 feluri de baza reci, peste, minim 3 tipuri de garnituri, minim 3 tipuri de salata, desert, apa plata, apa minerala, cafea, ceai, 3 tipuri de prajituri.
1.3.Producerea de materiale de promovare a evenimentelor:
în vederea promovării adecvate a evenimentelor ce țin de inchiderea Programului ROUAMD 2007-2013, o serie de materiale de promovare vor trebui să fie produse, după cum urmează:
a) 400 de carnețele A5 cu pix, personalizate cu elementele de vizibilitate ale Programului;
b) 250 de mape, personalizate cu elementele de vizibilitate ale Programului;
c) 400 de sacoșe de pânză, personalizate cu elementele de vizibilitate ale Programului.
Ofertantul va asigura creația, concepția grafică, machetarea și execuția materialelor de promovare detaliate anterior, cu respectarea cerințelor.
Toate materialele vor respecta identitatea vizuală a Programului ROUAMD 2007-2013 și a Uniunii Europene.
în cazul materialelor promoționale care poartă marca producătorului, aceasta nu trebuie să intre în concurență cu siglele care vor fi inscripționate pe produs.
Ofertantul va transmite Autorității Contractante concepția grafică a materialelor în termen de maxim 3 zile lucrătoare de la primirea ordinului de începere. Machetele vor fi puse la dispoziția Autorității Contractante atât în format electronic editabil (ex. Pdf, corel, Photoshop), cât și în format jpg.
Autoritatea Contractantă poate impune modificări ale conținutului sau alte modificări tehnice pe care prestatorul le va accepta fără nici un alt cost suplimentar.
Prestatorul va executa și livra materialele promoționale în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la obținerea avizului Autorității Contractante pe macheta prezentată.
Autoritatea Contractantă își rezervă dreptul de a respinge produsele livrate dacă acestea nu sunt conforme din punct de vedere al calității, raportat la cerințele tehnice minime.
Materiale trebuie livrate către Autoritatea Contractantă cu minimum 10 zile calendaristice înainte de data desfășurării evenimentului.
- 2. SEDINTA COMITETULUI COMUN DE MONITORIZARE A PROGRAMULUI ROUAMD 2007-2013.
2.1. Organizarea sedintei.
– Locație: Suceava.
– Data: 25 octombrie 2018
– Interval orar: 14.00-17.00.
- Punerea la dispoziție a unei săli de ședințe și a facilităților aferente (videoproiector, ecran de proiecție, instalație de sonorizare cu minim 3 microfoane fixe și 1 microfon mobil etc.).
- Aranjamentul sălii: tip consiliu. Sala trebuie să beneficieze de acustică adecvată, lumină de preferință naturală și condiții optime de temperatură.
- 1 pauză de cafea (cafea, apă, sucuri și produse de patiserie), pentru aprox. 30 persoane.
2.2. Organizarea unei cine festive în data de 25 octombrie 2018:
– Locație: Suceava, de preferinta locatia conferintei sau in imediata apropiere.
– Data: 25 octombrie 2018
– Interval orar: 19:00 – 21:00
– Număr invitați: 70-100
Pentru organizarea cinei, prestatorul va asigura un bufet suedez care va fi compus dintr-un meniu variat, care va include minim 2 tipuri de ciorbă/supă, minim 3 feluri de baza calde, minim 3 feluri de bază reci, peste, minim 3 tipuri de garnituri, minim 3 tipuri de salată, desert, apă plată, apă minerală, cafea, ceai, 3 tipuri de prăjituri.
Raportare
Prestatorul va depune un raport final de eveniment, în termen de maxim 10 zile calendaristice de la finalizarea evenimentului, însoțit de imagini foto și filmarea. Raportul final va include informații detaliate privind modalitatea de îndeplinire a obligațiilor contractuale, în speță a activităților asumate prin propunerea tehnică, precum și eventuale recomandări de îmbunătățire a activității pe viitor.
Ofertantul va asigura toate costurile conexe generate de activitățile pe care trebuie să le realizeze.
PENALITÄ‚ÈšI:
20% din valoarea contractului – pentru organizarea defectuoasă, chiar dacă aceasta nu a avut ca rezultat ne-efectuarea serviciului, spre exemplu – schimbarea sălii de conferință cu mai puțin de 4 zile înainte de eveniment, neîndeplinirea unuia dintre criteriile tehnice solicitate (număr de stele ale sălii etc.)
Pentru nepunerea la dispoziție a unuia dintre elementele ofertei sau în situația în care varianta propusă pentru modificarea propunerii tehnice nu este acceptată de BRCT, penalitatea va echivala cu 100% din valoarea contractului.
Ofertantul va prezenta certificatul constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul sau de activitate. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. Pentru persoane fizice/ juridice straine: documente care dovedesc o forma de înregistrare / atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional.
Ofertele tehnice si financiare se vor transmite prin e-mail la silviu.simionescu@brctiasi.ro , fax la 0232/260646 sau direct la sediul BRCT Iasi din Iasi, str. Ralet nr. 2A, cel mai tarziu pana la data de 04.10.2018, ora 9.00 si vor fi incarcate si in SICAP.
Costul va fi exprimat in euro si lei la cursul Inforeuro din luna septembrie 2018, respectiv 1 Euro = 4,6437 Lei si va fi prezentat defalcat pe cele 2 componente indicate mai sus, respectiv 1) conferinta de inchidere a programului ROUAMD 2007-2013 si 2) sedinta comitetului comun de monitorizare a programului ROUAMD 2007-2013.
Contractul se va incheia in lei.
[1] Locatia se preteaza in exclusivitate calitatii evenimentelor organizate de către Program si raspunde tuturor cerintelor si standardelor impuse de catre specificul actiunii.
